Многие люди стремятся помочь окружающим людям и всеми силами пытаются сделать этот мир хоть чуточку добрее. Однако только единицы знают, как провести благотворительную акцию правильно. Прежде чем организовывать флешмоб, аукцион, презентацию или благотворительный вечер, следует тщательно подготовиться, продумать до мелочей будущее мероприятие и следовать советам более опытных коллег.
Определение пользы
Организация любого мероприятия всегда начинается с определения пользы, которое оно принесет окружающим. Как правило, основная цель благотворительной акции – сбор средств. Собранные суммы идут на разные цели:
- лечение тяжелобольных детей;
- материальную поддержку лиц, оказавшихся в тяжелых жизненных ситуациях;
- помощь малоимущим семьям;
- финансирование образовательных программ.
Благотворительные акции также играют большую роль в осознании наличия социальных проблем в обществе. Они создают отличную платформу для привлечения внимания к вопросу бедности, социального неравенства, голода, бездомности, образования, экологии и пр.
Благотворительные мероприятия способствуют созданию социальной связи и солидарности в обществе. Они объединяют людей вокруг общей цели и позволяют им работать вместе для достижения позитивных изменений. Участие в мероприятиях создает чувство принадлежности и укрепляет связь между людьми, которые разделяют общие ценности и стремятся помогать окружающим.
Кроме того, подобная деятельность вдохновляет людей делать добро и мотивируют их изменять этот мир к лучшему. Это позволяет людям увидеть, что их действия приводят к реальным результатам, развитию коллективных инициатив и росту социального активизма.
Куда идти с концепцией
Чтобы грамотно и, главное, эффективно организовывать благотворительные мероприятия, можно обратиться к следующим структурам:
- некоммерческие организации и фонды. Некоммерческие организации и благотворительные фонды часто проводят подобные акции и имеют большой опыт в этом деле. Они же могут помочь и в реализации того или иного проекта;
- местные органы власти. В зависимости от типа благотворительного мероприятия можно обратиться к местным органам власти, например к городской администрации. Здесь можно получить поддержку и необходимые рекомендации по осуществлению подобной деятельности;
- спонсоры и партнеры. Прежде чем проводить то или иное мероприятие, желательно найти спонсора. Многие компании и коммерческие структуры готовы финансировать благотворительные акции, поскольку подобная деятельность выделяет их на рынке товаров и услуг. Организовывать благотворительную деятельность при наличии влиятельного и состоятельного спонсора гораздо легче и эффективнее;
- сообщество. Если запланированная акция предназначена для поддержки определенного сообщества, то можно обратиться к его руководителям, получить нужные рекомендации, а также советы для успешного воплощения проекта;
- профессиональные координаторы мероприятий. Это определенная категория людей, которая помогает проводить благотворительные акции таким образом, чтобы результат не заставил себя долго ждать.
Прежде чем организовывать мероприятие, следует трезво оценить свои силы и возможности, учесть все полученные рекомендации и советы и строго следовать выбранной методике.
Шаги
Как и любое событие, благотворительная акция требует последовательного соблюдения всех этапов ее реализации. Только так можно достичь нужной цели и провести быстрый сбор денег на конкретные цели.
Подготовка
Подготовка – самый ответственный момент перед проведением мероприятия. От того, насколько тщательно подготовятся организаторы, будет зависеть успех будущей акции. Поэтому следует уделить особое внимание следующим моментам:
- Определение целей и формата.
Следует выделить одну-две приоритетные цели и в зависимости от них выстраивать всю акцию. К тому же проводить мероприятие следует в нужном формате. Например, это может быть гала-ужин, аукцион, благотворительный концерт или спортивное событие.
- Бюджетирование.
Необходимо оценить, сколько денег потребуется для организации мероприятия. Следует учесть расходы на аренду помещения (если это потребуется), украшения, размещение гостей, развлекательную программу и рекламу.
- Формирование команды.
Проводить мероприятие гораздо легче с командой единомышленников. Сразу же следует распределить обязанности, чтобы каждый член команды знал, что от него требуется.
- Поиск спонсоров и партнеров.
Это, пожалуй, самый трудный процесс. На поиск нужного спонсора может уйти довольно много времени. Можно обратиться к местным компаниям, организациям или частным лицам с просьбой о денежной поддержке. При этом важно уметь ясно донести цели мероприятия, рассказать о ценности такого события и о том, какие преимущества получит компания от участия. Многие охотно соглашаются и помогают организовывать подобные акции.
- Реклама и продвижение.
Немаловажный момент – разработка стратегии рекламной кампании, связанной с продвижением мероприятия. Отличный способ донести информацию – использование социальных сетей, печатных материалов (распространение листовок, буклетов и пр.). Также можно попытаться привлечь местные СМИ и другие организации, способные завладеть вниманием широкой аудитории к планируемой благотворительной акции.
При планировании благотворительной деятельности всегда следует помнить, что от правильной и грамотной подготовки зависит будущий успех.
Организация
На этом этапе следует позаботиться о следующем:
- закупки. Нужно четко определить, какие предметы или услуги потребуются для проведения мероприятия, заранее закупить необходимые материалы, арендовать помещение, оборудование и пр. Чтобы ничего не упустить, нужно составить список, где следует указать количество столов, стульев, посуды, декораций и пр.;
- программа и развлечения. Подробная программа также составляется заранее. Нужно подготовить вступительную речь, продумать порядок выступления приглашенных актеров, позаботиться о других развлечениях – аукционах, лотереях, играх, конкурсах и пр. Убедитесь, что гости не будут скучать во время мероприятия;
- организация локации. Проводить акцию следует в подходящем месте или помещении, которое бы вмещало всех гостей и соответствовало всем требованиям – хорошее освещение, вентиляция, удобный доступ, парковка и пр.;
- работа над деталями. В этом пункте речь идет о регистрации гостей, их размещении, установке декораций, необходимого освещения. Следует позаботиться о меню и организации питания, закупить продукты и напитки.
Организовывать благотворительную акцию непросто, но благие цели и намерения всегда найдут средства для реализации и поддержки со стороны общества. Поэтому следует запастись терпением, проявить настойчивость и действовать несмотря ни на что.
Освещение в СМИ, соцсетях
Информирование общественности о предстоящей акции – важный организационный этап, помогающий привлечь внимание потенциальной аудитории. Без хорошо продуманной рекламной кампании вряд ли удастся добиться поставленных целей. Распространить информацию среди населения можно следующим образом:
- Самостоятельное продвижение.
Для этого можно воспользоваться социальными сетями, распространяя в них информацию о готовящемся мероприятии. Главное – уметь донести ценность и важность предстоящего события. Передавать информацию можно при личной встрече по принципу сарафанного радио. Для более эффективного продвижения можно самостоятельно подготовить различные печатные материалы – буклеты, визитки, листовки, привлечь местные СМИ и пр.
- Партнерство с медиа.
Сотрудничать можно не только с местными СМИ, но и с блогерами. Хороший результат принесет организация пресс-конференции с участием журналистов авторитетных изданий, выступление на радио или телевидении (если есть такая возможность) и пр.
Следует задействовать оба способа информирования о целях благотворительной акции. Эффективность рекламы в таком случае будет гораздо выше.
Реализация
Реализация – самый интересный и показательный этап всего мероприятия. На этой стадии важно сосредоточиться на всех мелочах и нюансах. Особого внимания требует:
- прием гостей. Следует организовать регистрацию, проверку билетов, приглашений, обеспечить комфортное размещение посетителей и предоставление своевременной информации;
- развлекательная программа. Во время мероприятия необходимо координировать программу – следить за временем выступлений, конкурсов и других развлечений, обеспечить плавный переход между частями программы, постоянно поддерживать благоприятную атмосферу и пр.;
- контроль дополнительных развлечений – лотереи, аукциона и пр. Следует обеспечить их грамотную организацию, например определить пункты приема ставок или лотерейных билетов, предоставить информацию о призах и участниках и пр.;
- услуги и питание. Во время мероприятия необходимо следить за качественным обслуживанием гостей, порядком, своевременной подачей блюд и пр. Обеспечить питание гостей в соответствии с их ожиданиями;
- фото- и видеосъемка. Обязательно следует нанять фотографа или видеографа для документирования мероприятия либо привлечь волонтеров. Это поможет сохранить воспоминания о благотворительной акции и использовать материалы для будущей рекламы или отчетности;
- анализ. После мероприятия нужно оценить его результативность. Собрать отзывы от гостей, участников и добровольцев акции. Проанализировать весь ход мероприятия, выявить допущенные ошибки и обязательно их учесть в следующий раз, когда придет время проводить новую благотворительную акцию.
Описанные этапы – лишь общая структура проведения благотворительного мероприятия. В реальной жизни отдельно взятая акция может иметь свои особенности и требования. Важно гибко адаптировать этапы к своим потребностям и обеспечить хорошую коммуникацию и сотрудничество с командой, спонсорами и гостями.
СМИ и соцсети
Освещение благотворительного мероприятия в СМИ и социальных сетях играет важную роль в привлечении внимания общественности и поддержке благотворительной цели. Вот несколько советов, как грамотно организовывать и освещать мероприятие:
- написать пресс-релиз. Лучше его подготовить заранее и описать в нём основные детали и цели мероприятия, а также перечислить, каких именно результатов ожидается достичь после проведения акции;
- создать событие в социальных сетях. Составить привлекательный пост в своем аккаунте, где предоставить всю информацию о дате, времени, месте и цели мероприятия. Обязательно добавить визуальные материалы – фотографии или видео;
- использовать хештеги. Подобрать подходящие хештеги, связанные с тематикой благотворительной деятельности, и включить их в свои посты;
- сотрудничать с блогерами. Можно обратиться к инфлюенсерам с большой аудиторией, предложить им стать партнерами благотворительного мероприятия и обязательно пригласить на акцию;
- онлайн-трансляции. По возможности следует провести в социальных сетях онлайн-трансляцию прямо с мероприятия. Это поможет привлечь внимание неравнодушных людей, которые не смогли по каким-то причинам посетить мероприятие;
- постоянно рассказывать истории успеха. Со своей аудиторией нужно всегда делиться историями о том, как благотворительные мероприятия меняют жизнь людей к лучшему. Это создает эмоциональную связь с аудиторией, вдохновляет и побуждает других организовывать благотворительные мероприятия.
Качественный контент и постоянное взаимодействие с аудиторией способствует эффективному продвижению благотворительной деятельности.
Из чего состоит успех
Успех любого благотворительного мероприятия прежде всего основывается на желании помочь окружающим. Чтобы достичь действительно высоких результатов, необходимо собрать вокруг себя команду единомышленников, готовых бороться за свои идеалы.
Однако благотворительная акция не сработает, если в действиях организаторов и на всех этапах реализации проекта не будет прозрачности. Люди должны видеть и знать, что все средства, собранные в ходе мероприятия, идут действительно на помощь людям. Например, на сайте центра социальной помощи «Диана» можно ознакомиться с подопечными центра и реализуемыми программами. Центр специализируется на поддержке неполных, многодетных, малообеспеченных семей, и где родители находятся в трудной жизненной ситуации. Оказывают помощь гражданам пожилого возраста, инвалидам, сотрудничают с детскими попечительскими организациями. Сотрудники центра ежемесячно проводят благотворительные акции по сбору денежных средств на покупку еды и вещей первой необходимости для своих подопечных. Поддержать работу центра может любой неравнодушный человек. Чтобы сделать пожертвование, воспользуйтесь специальной формой на сайте или переведите посильную сумму по указанным реквизитам. Подробно указанная информация на сайте позволяет людям видеть, кому именно они помогут и какие программы будут реализованы.
Успех подобной деятельности меряется не только деньгами, но и значимыми изменениями в жизни людей и общества в целом. Чтобы достичь этого, важно самому обладать высоким уровнем эмпатии, харизмой, лидерскими качествами и организаторскими способностями.
Организовывать благотворительные акции – дело непростое, но весьма необходимое в нашей современной жизни. Мир как никогда нуждается в филантропах, волонтерах и просто неравнодушных людях. Сегодня у каждого человека есть возможность сделать наш мир добрее.