Проведение мероприятия НКО должно соответствовать законодательству и иметь все необходимые документы. Это обязательный пункт, если благотворительный фонд хочет обезопасить себя и участников в случае возникновения непредвиденной ситуации. Собранные бумаги можно предоставить потенциальным спонсорам, партнерам и добровольцам, которые хотят узнать больше об НКО и характере ее деятельности. Отсутствие документов может привести к отказу в проведении мероприятия и даже штрафам.
Что такое НКО
Деятельность некоммерческой организации (НКО) направлена на достижение общественных, благотворительных, культурных, образовательных, научных, религиозных и других социально значимых целей. НКО не делают получение прибыли основной целью своей деятельности. Все полученные средства направляются на реализацию социальных проектов и поставленных задач.
Благотворительная некоммерческая организация фокусируется на сборе средств и предоставлении помощи конкретным группам населения: пенсионерам, онкобольным, многодетным семьям, детям-сиротам, инвалидам и другим слабозащищенным категориям граждан. Основная цель – поддержка нуждающихся, а также реализация программ и проектов, направленных на улучшение общественного благосостояния. Благотворительные НКО активно занимаются сбором средств от частных лиц, государственных и негосударственных источников.
Мероприятия позволяют НКО привлекать внимание общественности, бизнес-сектора и государственных органов для реализации своих проектов. Чем больше внимания к проблеме, тем эффективнее она решается. Благотворительные акции способствуют развитию сообщества, создает площадку для взаимодействия и обмена опытом между волонтерами, донорами и просто неравнодушными людьми.
Документы для регистрации и участия в мероприятии
Тщательно подготовленный пакет документов – ключ к успеху при оформлении социального проекта. Это поможет избежать вопросов со стороны государства, получить доверие спонсоров, партнеров и потенциальных доноров. Благотворительность основана на доверии и открытости, поэтому НКО отчитываются перед общественностью и направляют все необходимые бумаги по запросу. Должны быть учтены не только официальные отчеты, но и неформальные документы для ознакомления.
Создайте сайт НКО, на котором можно будет разместить официальные и неформальные документы. Выделите под эту задачу отдельный раздел. Важно, чтобы пользователи могли быстро найти документы и отчетность с главной страницы сайта. Они не должны быть спрятаны за кучей переходов, оптимально – не более двух-трех.
ЭЦП
Чтобы упростить процесс документооборота, сразу после регистрации НКО рекомендуется получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и открыть расчетный счет. Эти шаги помогут значительно упростить ведение финансовой отчетности и предоставление налоговых деклараций в ФНС.
Устав
Устав – это официальный юридический документ, который определяет цели, задачи, права и обязанности организации. Это основной свод правил, на базе которого создается и функционирует НКО. Содержит основные положения, регулирующие ее деятельность и взаимоотношения с другими организациями, физлицами.
С ноября 2020 года НКО могут использовать типовой устав – стандартизированный и упрощенный образец классического устава. В содержании типовых уставов не присутствуют уникальные данные: название компании, адрес и размер уставного капитала.
Переход на типовые уставы – добровольный процесс. Организации могут оставить старый вариант, не меняя его форму. Вернуться к обычным уставам или перейти на типовые можно в любой момент. Строгих сроков и ограничений не предусмотрено.
Стандартный устав должен содержать:
- наименование и местонахождение организации. Название должно быть уникальным;
- цели, ради которых создается НКО, и конкретные задачи, направленные на их достижение. Должны быть сформулированы четко и понятно, без лишних описательных оборотов и большого количества вводных слов;
- виды деятельности, которые организация может осуществлять в соответствии с ее целями;
- организационную форму НКО (общественное объединение, фонд, общественная организация и др.) и правовой статус;
- порядок приема новых членов, их права и обязанности, а также условия исключения;
- структуру органов управления: совет директоров, президент, ассамблея, а также их полномочия и порядок избрания;
- положения о финансировании, бухгалтерском учете, а также распределении и использовании средств;
- порядок внесения изменений в устав учреждения, включая процедуры созыва собраний или заседаний органов управления;
- порядок ликвидации НКО и распределение оставшихся после ликвидации средств;
- прочие положения под индивидуальные требования организации: правила принятия решений, ответственность членов, прозрачность деятельности.
Устав должен быть согласован с законодательством страны, где организация зарегистрирована. При подготовке рекомендуется консультироваться с юристом, чтобы удостовериться, что все положения соответствуют действующим законам и требованиям.
Информация об НКО и мероприятии
Создайте общий документ с подробной информацией как об организации, так и о планируемом мероприятии. Кратко опишите основные цели и миссию НКО, чтобы участники мероприятия понимали ее общую направленность. Продумайте краткую вдохновляющую историю от создания до настоящего времени. Определите основные достижения, опубликуйте награды и результаты участия в конкурсах для понимания контекста и деятельности НКО.
Миссия – это ясная формулировка того, какие цели и результаты организаторы стремятся достичь за счет проведения события. Пример для образовательной конференции:
«Наша миссия: развитие образования среди молодежи РФ. Наш главный проект – бесплатная образовательная платформа, объединяющая ведущих специалистов, профессионалов и студентов для обмена знаний, опытом и инновационными идеями. Мы стоим во главе изменений в сфере образования и формирования критического мышления обучающихся. Образование должно быть доступно для всех вне зависимости от возраста, пола и уровня дохода».
Определите формат мероприятия – конференция, семинар, вебинар, акция, марафон – и общий характер его проведения. Укажите имена и краткую биографию спикеров и гостей – это привлечет больше заинтересованных лиц. В конце не забудьте прописать точную дату, время и место проведения. Информация должна быть скоординирована и не разниться в разных каналах связи: на сайте, в соцсетях и СМИ.
Для участников предоставьте информацию о процедуре регистрации, сроках и условиях участия. Это может быть электронная анкета или форма предзаписи. Опубликуйте контактные данные ответственных лиц для вопросов и связи.
Договор на установку благотворительных ящиков
Если вы планируете проводить сбор средств на самом мероприятии, вам обязательно понадобится договор на установку благотворительных ящиков. Это соглашение между благотворительной организацией и партнером, которое регламентирует условия установки ящиков в определенных местах. Актуально для НКО, сотрудничающих с фондами.
В договоре указывают полное наименование и реквизиты обеих сторон, прописывают количество ящиков, внешний вид и опознавательные знаки. Все данные строго регламентированы и должны быть заверены подписями. Стороны определяют временной период, в течение которого будут установлены ящики, условия их установки, эксплуатации и изъятия. Обязательно устанавливается порядок распределения собранных средств и ответственность, предусмотренная за нарушение договора. Заниматься сбором средств с помощью ящиков могут только благотворительные НКО, официально зарегистрировавшие свой статус.
План маркетинга и продвижения
Маркетинговый план – стратегический документ, описывающий методы и тактики, которые будут использованы для продвижения продукта, услуги или мероприятия. Прежде всего необходим самой НКО для ориентирования и представления потенциальным спонсорам и партнерам. Должен включать:
- анализ целевой аудитории;
- определение краткосрочных и долгосрочных целей;
- позиционирование и ценности НКО;
- тактики продвижения и формы взаимодействия с общественностью: реклама, посты в социальных сетях, размещение информации на тематических форумах, публикации в СМИ и др.;
- контроль и измерение результатов (KPI);
- риск-анализ.
Соглашения с партнерами
Соглашения регулируют отношения и обязательства между организаторами мероприятия и партнерами, которые также хотят участвовать. Как правило, стороны заключают договор о сотрудничестве. Для коммерческих компаний это возможность повысить свою узнаваемость и принять участие в благотворительных инициативах. Для фондов – возможность заручиться поддержкой, в том числе финансовой.
В договоре должно быть указано определение условий участия, прав и обязанностей сторон. Важный пункт – условия использования логотипов и брендинга партнера. Если предусмотрено финансовое участие, должны быть прописаны условия оплаты.
Договоры с волонтерами
Волонтеры – основные помощники на мероприятии. Они подготавливают площадку для проведения события, координируют участников, помогают подопечным. Каждый волонтер получает конкретную задачу и зону ответственности в зависимости от своих навыков и знаний. Например, один человек работает с конкурсами и развлекательной программой, второй консультирует по вопросам об НКО, третий сопровождает подопечных и знакомит их с гостями, четвертый отвечает за безопасность и т. п.
Согласно законодательству, заключение договоров между НКО и волонтерами – необязательная процедура. Но всё же это дополнительный способ закрепить права и обязательства обеих сторон, график работы и условия, на которых организация и волонтер производят сотрудничество. Например, НКО обязуется предоставить бесплатное питание на время проведения мероприятия, а время работы волонтера не может превышать пять часов. Условия устанавливают в индивидуальном порядке.
Отчет по результатам
Открытость и прозрачность – основа благотворительности, поэтому лучше предоставлять подробные отчеты, где нужно указать сумму собранных средств и на что пошла каждая часть пожертвований. Представьте доказательства, фото- и видеоотчеты, сметы, чеки, выписки. Отчет должен быть опубликован на сайте и в социальных сетях с открытым доступом для всех участников. Таким образом НКО повысит доверие и лояльность аудитории.
Организация мероприятия – это отличный способ помочь нуждающимся и эффективный инструмент в реализации благотворительных инициатив. Однако чтобы действия оказали максимальную пользу и были законны, важно соблюдать конкретные правила и процедуры. Оформляйте все необходимые документы и тщательно проверяйте их на соответствие законодательству.
Если вы хотите принять участие в благотворительности, то центр социальной помощи «Диана» всегда рад вашей поддержке. Мы оказываем социальную защиту и помощь детям из неполных, многодетных, малообеспеченных семей и другим слабозащищенным категориям граждан. Например, собираем продовольственные товары, предметы первой необходимости, подарки для детей. Ознакомьтесь с информацией об актуальных программах и при желании оставьте пожертвование, вы можете на нашем сайте. Все средства идут на нужды подопечных. Нам важна любая поддержка.
